CONTEXTUALIZANDO LA GESTIÓN DE ACTIVOS Y FACILITY MANAGEMENT
Una empresa podrá acercarse más al éxito si es capaz de adaptarse a las exigencias del mercado actual, con la inversión en innovación de procesos, tecnología y empoderamiento de la gente con conocimiento en estándares y/o mejores prácticas internacionales.
La necesidad de una mejora sustancial y sostenida de los resultados operacionales y financieros de las empresas, ha generado la búsqueda progresiva y aplicación de nuevas y más eficientes técnicas y prácticas gerenciales de planificación y medición del desempeño del negocio.
La innovación requiere cambios a nivel organizativo que posibiliten una alineación total entre la gerencia, inversión tecnológica y los procesos del negocio.
Las empresas en general persiguen un cambio de paradigma en los procesos empresariales, gracias al surgimiento de estándares internacionales que proponen modelos probados que ayudan a acotar funciones estratégicas y operacionales, con el fin de separarlas de tareas que no aportan valor pero consumen tiempo y recursos. La gestión de activos y facilidades “Facility Management” nos empujan a replantear los procesos tradicionales para hacerlos más eficaces y eficientes.
“Las organizaciones utilizan un sistema de gestión de activos para dirigir, coordinar y controlar los procesos y actividades, proporcionar una mejor identificación y planes de acción de mitigación de los riesgos y asegurar que los objetivos de gestión de activos se alcanzarán sobre una base coherente”.
En la situación actual una máxima aplicable al mundo de la pequeña y mediana empresa es “Replantearse o desaparecer”, en un mercado altamente competitivo y exigente, es imperativo para los negocios invertir en analizar brechas en los resultados y diseñar soluciones para la reducción de costos, riesgos y la maximización de beneficios, de lo contrario la sostenibilidad es incierta.
Sin embargo, no todas las actividades de gestión de activos y facilidades pueden formalizarse a través de costos y beneficios.
Por ejemplo, aspectos NO CUANTIFICABLES que pueden tener una influencia significativa en el logro de los objetivos de la gestión de activos y facilidades, tales como el liderazgo, la cultura, la motivación, el comportamiento, pueden gestionarse por la organización utilizando acuerdos fuera del sistema de gestión de activos.”
En general la gestión de activos y facilidades, propicia un cambio cultural para impactar positivamente a los procesos, los procedimientos, los hábitos y el comportamiento de las organizaciones y personas, mejorando su capacidad de respuesta a los retos que suponen los nuevos tiempos respecto a: productividad, eficiencia, cadena de valor, modelos de negocio, administración de riesgos, competitividad de productos y/o servicios y sostenibilidad de las operaciones.
Los ejes estratégicos considerados clave para diseñar los planes de acción de la gestión de activos y facilidades son:
⦁ Dirección y organización: Diseñar e implantar un sistema de dirección estratégica, basado en la fijación de objetivos, metas, medición y evaluación de resultados, apoyado en una estructura de gestión eficiente y coordinada con Planeación, Operación, Mantenimiento y áreas de soporte (Seguridad, Recursos Materiales, Recursos Humanos, Recursos Financieros), con procesos y funciones definidos.
⦁ Gestión del Talento Humano: Propiciar el sistema de formación y desarrollo de competencias requerido para cada puesto de trabajo, reforzando el compromiso, confiabilidad humana y la cooperación del personal en una gestión eficiente que permita la mejora del clima laboral y el cumplimiento de los objetivos marcados por la dirección,.
⦁ Innovación tecnológica: aplicar los medios tecnológicos necesarios, para la mejora de la información, comunicación, gestión y la satisfacción de clientes internos y externos.
⦁ Evaluación del desempeño de la infraestructura y servicios: implantar un sistema de evaluación de la infraestructura y servicios que permita establecer criterios de medición del desempeño y eficiencia de la infraestructura y acciones de mejora derivadas, basado en la satisfacción de los clientes internos y externos.
⦁ Gestión de Indicadores Técnicos-Económicos-Financieros: Determinar y analizar los índices técnicos -económico-financieros, para sustentar el proceso de toma de decisiones, facilitando el establecimiento de la programación de acciones de mejora e inversiones futuras. La gestión de los indicadores técnicos, económicos, y financieros permitirá a la organización en todos sus niveles, hablar un mismo lenguaje, además de establecer una comparación cuantitativa y competitiva (Benchmarking), con las empresas del sector a nivel mundial, esto permitirá conocer cuál es el nivel a mantener o superar hacia el futuro.
⦁ Marco normativo y regulaciones aplicables: el alcance está dirigido al cumplimiento de las normas, códigos y estándares nacionales e internacionales que desde el punto de vista de ingeniería, fabricación, construcción, instalación, operación, mantenimiento y desincorporación apliquen a los activos físicos y sistemas que conforman la instalación.
⦁ Mejora continua: la optimización del modelo de gestión de activos y facilidades deberá estar basado en el ciclo de mejora continua de Deming: Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
⦁ Comunicación y rendición de cuentas: Diseñar e implantar un plan de comunicación adecuado para comunicar planes, objetivos, áreas de competencia y recursos requeridos para el servicio, ejecución de programas y rendición de cuentas al que todos los grupos de interés puedan acceder y fomente el intercambio de información, seguimiento a planes y la evaluación de la calidad del servicio.
La mayor capacidad de influir en los costos e impactos de ciclo de vida de un proyecto se presenta antes de la toma de decisiones. Una vez que el proyecto es aceptado puede ser muy costoso (e impráctico) realizar cambios sustanciales a la forma como se gestiona.
